MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
NAMA : Zefanya Putri Listoro
NPM : 17211727
KELAS: 2 EA27
Dosen :Bpk Nurhadi,SE,AK,MM
FAKULTAS
MANAJEMEN EKONOMI
UNIVERSITAS
GUNADARMA
BAB 3
DESAIN PEKERJAAN dan ANALISIS
PEKERJAAN
1. Elemen –Elemen
Desain Pekerjaan
Pengertian
Desain Pekerjaan
Desain pekerjaan adalah fungsi penetapan kegiatan kerja seorang atau sekelompok karyawan secara organisasional.
Desain pekerjaan adalah fungsi penetapan kegiatan kerja seorang atau sekelompok karyawan secara organisasional.
Tujuan Desain
Pekerjaan
Tujuannya
untuk mengatur penugasan kerja supaya dapat memenuhi kebutuhan organisasi.
Elemen-elemen
Desain Pekerjaan
a. Elemen organisasional
a. Elemen organisasional
Elemen-elemen
organisasional pada desain pekerjaan bersangkutan dengan efisiensi.
Pekerjaan-pekerjaan yang dirancang secara efisien mendorong karyawan yang mampu
dan ttermotivasi untuk mencapai keluaran maksimum. Elemen-elemen organisasional
mencakup pendekatan mekanistik, aliran kerja, dan praktek-praktek kerja.
- Pendekatan mekanistik
- Aliran kerja
- Praktek-praktek kerja
b. Elemen
lingkungan
Aspek
kedua desain pekerjaan berkaitan dengan elemen-elemen lingkungan. Seperti
hampir dalam semua kegiatan personalia, para perancang pekerjaan tidak dapat
mengabaikan pengaruh lingkungan eksternal. Elemen-elemen lingkungan pokok dalam
perancangan pekerjaan-pekerjaan adalah
kemampuan dan tersedianya karyawan potensial, dan pengharapan-pengharapan
sosial.
- Kemampuan dan ketersediaan
karyawan
- Pengharapan social
c. Elemen
keperilakuan
Ada
beberapa elemen keprilakuan yang perlu dipertimbangkan dalam desain pekerjaan
yaitu :
- Otonomi yang berarti
mempunyai tanggung jawab atas apa dilakukan.
- Variasi yang apabila
kurangnya variasi pekerjaan maka akan menimbulkan kebosanan, selanjutnya
menimbulkan kelelahan sehingga timbul kesalahan-kesalahan
- Identitas tugas, bila
pekerjaan tidak mempunyai identitas menimbulkan karyawan kurang tanggung
jawab atau kurang puas atas hasil pekerjaannya
- Umpan balik, bila pekerjan
memberikan umpan balik atas seberapa baik pekerjaan maka karyawan
termotivasi untuk melaksanakan dengan baik
2. Trade-offs
keperilakuan dan efisiensi
Pengertian
efesiansi yaitu perbandingan antara keluaran
dengan pemasukan , unsur unsur efesiensi akan membentuk spesialisasi
yang tinggi , mengurangi perbedaan atau variasi, meminimumkan otonomi dan
unsur-unsur kontradiktif lainnya
- Produktifitas versus Spesialisasi
Tambahan spesialisasi akan
menaikan output sampai pada titik tertentu, apabila ada kenaikan spesialisasi maka output mengalami penurunan
, karena adanya kebosanan atas pelaksanaan tugas yang terus menerus . output dapat
di tingkatkan dengan mengarungi spesialisasi pekerjaan.
- Kepuasan kerja versus
Spesialisasi
Kepuasan kerja akan meningkat
sejalan dengan kenaikan spesialisasi dan tambahan tambahan spesialisasi
mengakibatkan kepuasan kerja akan menurun pekerjaan tanpa spesialisasi membuat
karyawan membutuhkan waktu lama untuk mempelajari pekerjaan tersebut sampai
mampu melakukannya ,kepuasan kerja akan menurun karena kurangnya otonomi ,
variasi dan identitas tugas
- Proses belajar versus
Spesialisasi
Pekerjaan yang sangat
terspesialisai lebih mudah di pelajari dibandingkan dengan pekerjaan yang tidak
terspesialisasi . proses belajar pada pekerjaan yang terspesialisasi lebih
cepat mencapai standar.pekerjaan yang tidak terspesoialisasi memerlukan waktu
lama untuk di pelajari . perputaran karyawan
versus spesialisasi pekerjaan dapat dengan mudah dan cepat di pelajari
tapi biasanya kepuasan yang di peroleh lebih rendah , kepuasan yang rendah ini
akan menyebabkan tingkat perputaran tenaga kerja tinggi (turn over manpower)
- Perputaran karyawan versus
Spesialisasi
Walaupun pekerjaan yang
terspesialisasi mudah dipelajari, peringkat terbawah kepuasan biasanya
diasosiasikan oleh mereka dapat dipimpin sampai tingkat turnover tertinggi.
3. Pengertian Analisis Pekerjaan
Yang
dimaksud dengan analisis pekerjaan adalah proses pengumpulan informasi mengenai
suatu pekerjaan yang dilakukan oleh seorang pekerja yang dilaksanakan dengan
cara mengamati atau mengadakan interview terhadap pekerja dengan bukti-bukti
yang benar dari supervisor.
Analisis
pekerjaan ini akan menghasilkan suatu daftar uraian pekerjaan pernyataan
tertulis mengenai kewajiban-kewajiban pekerja dan bisa juga mencakup standart
kualifikasi, yang merinci pendidikan dan pengalaman minimal yang diperlukan
bagi seorang pekerja untuk melaksanakan kewajiban-kewajiban dari kedudukannya
secara memuaskan.
4. Arti pentingnya
Analisis Jabatan
Analisis
pekerjaan adalah studi sistematis mengenai tugas, kewajiban, dan tanggung jawab
dari suatu pekerjaan, serta pengetahuan, kemampuan, dan keahlian yang
dibutuhkan untuk mengerjakan pekerjaan tersebut. Analisis pekerjaan adalah
titik awal untuk hampir semua fungsi personalia dan analisis ini sangat penting
untuk mengembangkan cara penilaian personalia (Wheaton & Whetzel,
1997).
Analisis pekerjaan dilakukan oleh individu yang sungguh memahami orang-orang, pekerjaan dan keseluruhan sistem organisasi. Dalam realitanya analisis pekerjaan dilaksanakan oleh pakar job analysis, Job Analyser dari luar, supervisor, dan manager. Orang yang menganalisis pekerjaan harus terlatih dalam metode penelitian dasar selain itu juga harus ahli dalam teknik pengukuran objektif agar dapat menghasilkan analisis yang akurat.
Dalam proses analisis pekerjaan terdapat tiga tahapan penting yaitu :
Analisis pekerjaan dilakukan oleh individu yang sungguh memahami orang-orang, pekerjaan dan keseluruhan sistem organisasi. Dalam realitanya analisis pekerjaan dilaksanakan oleh pakar job analysis, Job Analyser dari luar, supervisor, dan manager. Orang yang menganalisis pekerjaan harus terlatih dalam metode penelitian dasar selain itu juga harus ahli dalam teknik pengukuran objektif agar dapat menghasilkan analisis yang akurat.
Dalam proses analisis pekerjaan terdapat tiga tahapan penting yaitu :
(1)
mengumpulkan informasi,
(2)
menganalisis dan mengelola informasi jabatan, dan
(3) menyusun informasi jabatan dalam suatu
format yang baku.
Analisis
pekerjaan yang dilakukan dengan baik akan menghasilkan uraian jabatan yang baik
pula, dan kemudian dapat dijadikan bahan baku yang baik untuk proses pengelolaan
SDM yang lain (evaluasi jabatan, rekrutmen dan seleksi, manajemen kinerja,
penyusunan kompetensi, pelatihan).
Analisis pekerjaan adalah suatu proses, sedangkan produknya adalah deskripsi jabatan, spesifikasi jabatan, dan evaluasi jabatan. Analisis pekerjaan pada intinya terdiri dari rangkaian sejumlah informasi yang digali melalui pertanyaan-pertanyaan tertentu. Pertanyaan dalam analisis pekerjaan itu dapat dirumuskan sebagai berikut :
Analisis pekerjaan adalah suatu proses, sedangkan produknya adalah deskripsi jabatan, spesifikasi jabatan, dan evaluasi jabatan. Analisis pekerjaan pada intinya terdiri dari rangkaian sejumlah informasi yang digali melalui pertanyaan-pertanyaan tertentu. Pertanyaan dalam analisis pekerjaan itu dapat dirumuskan sebagai berikut :
- What : menanyakan tentang
apa yang dikerjakan pada jabatan tersebut atau tugas-tugas apa sajakah
yang terdapat pada jabatan tersebut.
- How : terkait dengan
informasi tentang bagaimana mengerjakan pekerjaan atau tugas-tugas dalam
jabatan tersebut atau terkait dengan cara/ prosedur pelaksanaan tugas.
- Why : menyangkut penggalian
informasi tentang mengapa tugas-tugas dalam jabatan tersebut dilakukan
atau untuk tujuan apa tugas-tugas tersebut dikerjakan.
- Skill involved : kecakapan/
kepandaian/ ketrampilan apakah yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan/
tugas-tugas tersebut.
Begitu
pentingnya analisis jabatan ini sehingga mengharuskan organisasi untuk tetap
melakukan uraian terhadap jabatan dalam organisasi dapat berjalan dengan
lancar. Terdapat enam alasan penting mengapa analisa jabatan sangat
diperlukan dalam sebuah organisasi :
1. Organisasi
baru dibentuk. Uraian jabatan pada hakikatnya sama pentingnya dengan
alasan mengapa organisasi itu dibentuk. Setiap organisasi yang baru muncul atau
dibentuk tentu akan memiliki jenis pekerjaan yang berbeda dengan organisasi lain
yang telah terbentuk. Karena organisasi itu baru dibentuk, maka penting
sekali untuk menjelaskan atau menguraikan pekerjaan-pekerjaan apa saja yang
akan dilakukannya
2. Pembentukan
suatu pekerjaan baru. Alasan ini mengadu pada munculnya jenis pekerjaan
yang baru dan sama sekali tidak ada hubungannya dengan pekerjaan sebelumnya.
Bila organisasi yang baru dibentuk tidak memunculkan jenis pekerjaan yang baru,
maka uraian jabatan tidak perlu dilakukan.
3. Karyawan
tidak paham terhadap pekerjaannya. Ada sebagian karyawan, terutama yang
baru diterima tidak memahami apa yang akan dikerjakannya nanti. Walaupun dalam
iklan lowongan pekerjaan mereka sudah tergambarkan jenis pekerjaan apa yang
dibutuhkan. Uraian pekerjaan sangat penting untuk menyamakan pandangan
terhadap jenis pekerjaaan yang akan dilakukan.
4. Tumpang
tindih dan konflik. Antara karyawan yang satu dengan yang lainnya
seringkali melakukan pekerjaan yang sama meskipun mereka berada dalam bidang
berbeda. Kondisi ini dapat mengakibatkan salah paham atau konflik terutama
dalam hal pertanggungjawaban atas pekerjaan. Hal ini tentu disebakan oleh belum
jelasnya pekerjaan masing-masing karyawan.
5. Arus
kerja tidak lancar. Dalam arus kerja, pekerjaan yang satu tentu
berhubungan dengan pekerjaan yang lainnya. Apabila satu pekerjaan belum
memahami keana pekerjaan itu diteruskan maka kondisi itu dapat mengakibatkan
terhentinya proses pada pekerjaan yang lain.
6. Sistem
penggajian tidak konsisten. Uraian jabatan akan memberikan batasan-batasan
terhadap pekerjaaan yang akan dilakukan. Semakin banyak jenis pekerjaan yang
dilakukan tentu akan semakin besar kompensasi (gaji) yang diperoleh.
Ketidakjelasan terhadap jenis pekerjaan yang dilakukann akan menyebabkan tidak
adanya konsistensi dalam hal pemberian imbalan gaji.
5. Tujuan Analisis
Pekerjaan
Analisis
pekerjaan dipakai untuk berbagai tujuan, baik sektor publik maupun sektor
swasta. Berikut ini tujuan dari analisis pekerjaan :
Terdapat
12 macam tujuan diadakannya analisis pekerjaan, diantaranya adalah:
- Job description,
yang berisi informasi
pengeidentifikasian pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban
pekerjaan, dan pertanggungjawaban, spesifikasi pekerjaan atau informasi
mengenai standar- standar pekerjaan.
- Job classification,
penyusunan pekerjaan-pekerjaan ke
dalam klas-klas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana
sistematika tertentu. Rencana sistematika tradisional biasanya didasarkan pada
garis kewenangan organisasi, isi tugas/pekerjaan yang didasrkan pada teknologi,
dan tugas/pekerjaan ini pada gilirannya didasarkan pada perilaku manusia.
- Job evaluation,
suatu prosedur pengklasifikasian
pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam
pasar tenaga kerja luar yang terkait.
- Job design restructuring,
meliputi usaha-usaha untuk
mengalokasi dan merestrukturalisasikan kegiatan-kegiatan pekerjaan ke dalam
berbagai kelompok.
- Personnel
requirement/specifications
berupa penyusunan
persyaratan-persyaratan atau spesifikasi-spesifikasi tertentu bagi suatu
pekerjaan, seperti pengetahuan(knowledge), ketrampilan(skills),
ketangkasan(aptitudes), sifat-sifat dan ciri-ciri(attributes and traits) yang
diperlukan bagi keberhasilan pelaksanaan suatu pekerjaan.
- Performance appraisal,
tujuan penting daripada penilaian
performansi ini adalah dengan maksud untuk mempengaruhi dari para pekerja
melalui keputusan-keputusan administrasi, seperti promosi, pemberhentian
sementara (lay off), pemindahan(transfer), kenaikan gaji, memberi informasi
kepada para pekerja tentang kemampuan-kemampuan dan kekurangan-kekurangan yang
berkaitan dengan pekerjaannya masing-masing.
- Worker training,
untuk tujuan-tujuan pelatihan.
- Worker mobility,
untuk tujuan mobilitas
pekerja(karir), yaitu dinamika masuk-keluarnya seseorang dalam posisi-posisi,
pekerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu.
- Efficiency,
ini mencakup penggabungan proses
kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas fisik
lainnya dengan referensi tertentu pada kegiatan-kegiatan kerja, termasuk
prosedu-prosedur kerja, susunan kerja dan standar-standar kerja.
- Safety,
sama dengan efisiensi, tapi
perhatiannya lebih diarahkan pada identifikasi dan peniadaan perilaku-perilaku
kerja yang tidak aman, kondisi-kondisi lingkungan.
- Human resource planning,
ini meliputi kegiatan-kegiatan
antisipatif dan reaktif melalui suatu organisasi untuk memastikan organisasi
tersebut memiliki dan akan terus memiliki jumlah dan macam orang pada tempat
yang tepat, waktu yang tepat, dll.
- Legal requirements,
aturan-aturan dan
ketentuan-ketentuan lainnya yang berkaitan dengan organisasi.
6. Langkah Langkah Utama dalam Analisis
Pekerjaan
Dessler
menyatakan ada enam langkah dalam analisis pekerjaan. Adapun keenam langkah tersebut
adalah sebagai berikut;
·
Menentukan
bagaimana untuk menggunakan informasi yang didapat.
Mengetahui cara menggunakan data yang diperoleh akan memberikan gambaran bagaimana untuk mengumpulkan data tersebut. apakah dengan menggunakan wawancara atau questionaire.
Mengetahui cara menggunakan data yang diperoleh akan memberikan gambaran bagaimana untuk mengumpulkan data tersebut. apakah dengan menggunakan wawancara atau questionaire.
·
Meninjau
informasi dasar dyang relevan, seperti bagan organisasi, bagan proses dan
deskripsi pekerjaan.
·
Memilih
posisi yang dapat mewakili. Ada banyak pekerjaan yang serupa untuk dianalisis,
sehingga perlu mengambil sample pekerjaan tersebut untuk dianalisis.
·
Menganalisis
pekerjaan. Mengumpulkan data aktifitas pekerjaan, perilaku karyawan yang
dibutuhkan, kondisi pekerjaan, dan sifat serta kemampuan manusia yang
dibutuhkan untuk melakukan pekrjaan itu.
·
Memverifikasi
informasi analisis pekerjaan kepada pekerja yang melakukan pekerjaan tersebut
dilakukan oleh atasan langsung. hal ini kan membantu mengonfirmasikan bahwa informasi
itu benar dan lengkap.
·
Membuiat
deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Deskripsi pekerjaan adalah
daftar tertulis yang mendeskripsikan aktifitas dan tanggung jawab dari
pekerjaan, juga kondisi pekerjaan serta bahawa dan keamanan dari suatu
pekerjaan, Spesifikasi pekerjaan meringkas mutu, kualitas dan keterampilan dan
latar belakang pribadi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
7. Jenis Analisis
Pekerjaan
1.
Analisis Pekerjaan Tradisional (Traditional Job Analysis)
Model
tradisional ini hanya mencari informasi sekitar tiga aspek, antara lain
tanggung jawab yang merinci unit organisasi kepada mana suatu kedudukan harus
bertanggung jawab, harus tunduk kepada pengarahan dan bagian pelaksanaan,
skewajiban-kewajiban umum dari seseorang yang sedang memegang suatu kedudukan,
kualifikasi-kualifikasi minimal yang diterima sebagai kelayakan.
2.
Analisis Pekerjaan yang beroreientasi hasil (Ersult-oriented Jobs Description
atau RODs)
Analisis
pekerjaan yang berorientasikan hasil ini merupakan suatu kehidupan kecil di
dalam program-oriented budget yang bermanfaat bagi produktivitas.
8. Sifat dari
Analisis Jabatan
Definisinya
: Prosedur untuk menetapkan tugas
& tuntutan ketrampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan
dipekerjakan untuk itu.
Melalui
analisis jabatan diperoleh informasi:aktivitas kerja, perilaku manusia,
mesin-alat-perlengkapan-bantuan kerja yang digunakan, standar kinerja, konteks
jabatan & tuntutan manusiawi
Kegunaan
dari Informasi analisis jabatan : perekrutan & seleksi, kompensasi,
penilaian kinerja, pelatihan dan memastikan pengangkatan yg lengkap atas semua
tugas
Langkah-2
dlm analisis jabatan : Identifikasi pemakaian atas informasi, meninjau
informasi latar belakang, pilih posisi untuk dianalisis, analisa, klarifikasi
informasi dgn pemegang jabatan, dikembangkan
9. Metode Mengumpulkan Informasi Analisis Jabatan
METODE
ANALISIS JABATAN
- Kuestioner
- Observasi
- Wawancara
- Catatan kerja(logbook)
- Kombinasi
Untuk
memperolah informasi analisis pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara.
Metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan informasi adalah observasi,
wawancara, dan angket.
1. Metode
Observasi
Metode
observasi adalah metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi dengan
mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk
menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya. Metode observasi sangat
tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat pengulangan. Penggunaan
metode observasi memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana pekerjaan
dilapangan. Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya analis
mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu. Penggunaan work
sampling dan employee diary/log.
2. Metode
Wawancara
Pekerja
diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat pekerjaan meraka atau mereka
yang terkait langsung dengan pekerjaan yang dianalisis. Tiga jenis wawancara
dapat digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu wawancara
individual, wawancara kelompok, dan wawancara penyelia (Dessler : 1997). Dalam
beberapa keadaan, seperti pekerjaan yang diarahkan oleh tim, dapat juga
digunakan wawancara kelompok. Salah satu kelemahan metode wawancara adalah
sangat memakan waktu, khususnya jika pewawancara berbicara dengan dua atau tiga
pegawai yang melakukan setiap pekerjaan.
3. Metode
Angket
Dengan
mengunakan angket, yang bersangkutan diminta untuk memberikan data-data
mengenai jabatannya dangan kata-kata sendiri. Analis meminta karyawan mengisi
kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan
tanggung jawab mereka. Keuntungan utama dari metode kuisioner angket adalah
informasi atas sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan secara murah dan dalam
waktu yang relative singkat. Sebaliknya, metode angket memerlukan waktu yang
lama untuk menguji kuisioner tersebut.
10. Klasifikasi
Pekerjaan ( Job Classification)
Sistem
klasifikasi untuk semua pekerjaan, baik untuk sektor publik maupun sektor
swasta, didasarkan atas beberapa faktor, diantaranya adalah:
·
Masukan
informasi, dimana dan bagaimana pekerja memperoleh informasi yang diperlukan
untuk suatu pekerjaan.
·
Proses
mental, pertimbangan apa yang ditekankan dalam pembuatan keputusan, perencanaan
dan aktifitas dalam pelaksanaan pekerjaan.
·
Output
pekerjaan, aktifitas fisik apa yang dilakukan oleh pekerja, dan alat apa yang
dipakai oleh para pekerja?
·
Relasi
dengan orang, relasi dengan orang lain yang bagaimana yang dituntut dalam
pelaksanaan pekerjaan?
·
Konteks
pekerjaan, dalam kontek fisik dan sosial apa pekerjaan dilaksanakan?
·
Metode
kerja, metode atau teknik apa yang digunakan untuk pelaksanaan pekerjaan?
·
Ciri-ciri
pekerja, ciri-ciri kepribadian atau kemampuan apa yang dibutuhkan untuk
pelaksanaan pekerjaan?
11. Politik
Reklasifikasi (The Politics Of Reclassification)
Daya
tangkap politik mempengaruhi fungsi-fungsi alokasi dari analisis pekerjaan
dengan cara mendeskripsikan ramifikasi politik mengenai dua jenis keputusan
reklasifikasi, yaitu: (a) reklasifikasi yang menyebabkan perubahan dalam gaji,
dan (b) reklasifikasi yang menyebabkan perubahan status dari suatu posisi
pelayanan sipil yang telah diklasifikasikan dalam unit hasil kompromi bersama
keposisi yang dikecualikan atau di luar unit kompromi. (Gomes, 2003, hal. 103)
Reverensi
